Entrevistamos a Cecilia Rojas Elgueta, quien es Contadora Auditora, además de ser Ingeniero Comercial, profesora y asesora de CGAI en temas contables. A continuación en extenso su entrevista.

Basados en su experiencia como auditora en comunidades ¿Cómo ha visto usted la evolución de las auditorías entre los años 2014 al 2018? ¿Ha crecido la demanda por ellas?

Los comités de administración se encuentran preocupados por velar y demostrar a la asamblea de copropietarios una buena gestión y dar la seguridad respecto del manejo de los fondos recaudados mes a mes, lo anterior ha llevado a que estén muy interesados en contratar auditorías y puedo decir que desde el 2014 a la fecha, estas auditorías han aumentado en un sesenta por ciento, que es el caso observado por nuestra empresa.

¿Qué tipo de auditorías son las más solicitadas por las comunidades?

Las del tipo financiero y en segundo lugar las de recursos humanos, rara vez nos ha tocado que alguna comunidad nos pida una de orden técnico. Razón por la cual, las de orden financiero, son las más solicitadas y se debe obviamente, a que se trata de establecer la transparencia en los flujos de dinero por parte del administrador. Las de recursos humanos, se dan en el contexto como resultado de observaciones de la auditoría financiera o frente a multas. Y finalmente, sirven sólo para verificar que los temas laborales se encuentran en regla.

¿Cuál es el resultado de estas auditorías; podría usted indicar los mayores errores o faltas detectadas?

En lo que respecta a las financieras, lo que más sorprende es detectar que los administradores no realizan conciliaciones bancarias, lo que origina diferencias en los cobros de gastos comunes por cargos no considerados y diferencias en cuanto a la morosidad, detectándose de inmediato una falta de control grave por parte del administrador. Otra falla detectada es que los administradores basan su administración en sistemas  (software de administración) muy de moda para llevar las cuentas, obviando que la ley les exige rendir su cuenta de manera documentada.

En las de recursos humanos el tema es aun más delicado, se ha detectado alto grado de desconocimiento de la normativa laboral vigente, falta de cuidado en el manejo de la información de los trabajadores, malas prácticas, etc.

Resumiendo, puedo decir que dentro de esta auditoría, las observaciones con carácter de grave a gravísimas son: la no actualizaciones de contratos de trabajo, no existe la descripción de cargos, uso del personal en sus días libres, falta de comprobantes de feriados, finiquitos informales, y lo peor, trabajadores extranjeros sin contratos. Además agrego: fallas en los cálculos de las remuneraciones, de horas extraordinarias y el pago de ellas, libros de asistencias rayados – corregidos – no cerrados debidamente, pago de bonos como no imponibles, pagos a trabajadores part time de manera permanente con boleta de honorarios, exceso de pago de haberes no imponibles, entre otros.

Al tenor de los informes emitido por usted ¿Qué grado de cumplimiento se observa? ¿Cuál es la brecha existente entre lo que se debe tener en orden y lo auditado?

En los años que llevo auditando comunidades, nunca he encontrado una administración que cumpla en un cien por ciento con el orden financiero y mantenga en regla su gestión. Y las mayores brechas que he detectado son: el desconocimiento de varias leyes y ordenanzas que rigen a las comunidades y a sus trabajadores. Administradores sin curso de administración de comunidades y menos con clases en alguna especialización vinculada a la gestión inmobiliaria. Lo más complicado es que se observa el “desconocimiento” en materia laboral, lo que me ha llevado a informar a los comités sobre las faltas, que podrían ser sancionadas por la dirección del trabajo con multas que pueden ser considerables y hasta millonarias.

Generalmente los informes entregan un resultado respecto de una administración y que, por lo general,  se reduce a una opinión, está a su vez normalmente es «una opinión con salvedades» lo que se convierte en que la información y/o documentación analizada por mí, contiene errores, omisiones, fallas, ausencias, faltas, etc.  Lo anterior, reitero, puede causar grave daño económico a la comunidad, conjuntamente con mantenerla en constante riesgo por demandas laborales y fiscalizaciones que resultarán, como ya he mencionado, en pagos considerables de dinero, además de la exigencia por parte del ente fiscalizador de realizar, sí o sí, en muy corto plazo (días) las correcciones necesarias que subsanen las observaciones efectuadas por el fiscalizador. En muy contadas ocasiones mis informes no tienen observaciones y mis auditorías se basa en el uso de un criterio amplio pero sujeto al rigor que me exige la profesión.

¿Después de que los Comités de Administración reciben sus informes, qué porcentaje de Administradores siguen en sus cargos?

La auditoría a una comunidad no busca, dejando bien en claro este punto, sólo el fraude por parte del Administrador (nunca debe ser ese el fin), ni mucho menos el cambio de un administrador. Esto último, más que un beneficio, ocasiona un perjuicio a la comunidad, más aun cuando se trata de Administradores que han permanecido mucho tiempo en su cargo y que en general su gestión ha sido positiva. Si bien la auditoría analiza situaciones pasadas, gestionada por la administración y emite una opinión, muchas veces desfavorable, recomiendo siempre mantener a la administración, hasta que ésta solucione todos los problemas detectados en un breve plazo, dándole la oportunidad de efectuar y aplicar, por lo que también son parte responsables de corregir los errores, si estos no son graves o gravísimos. Sin embargo, debo decir, que mis informes también hablan de los controles internos que los comités de administración deben tener, son éstos los que deben controlar las actividades de su administrador. Recomiendo, que una vez al mes el comité solicite a su administrador rendición de cuentas de la gestión que está realizando. Durante los años que llevo auditando comunidades, sólo una vez, me ha tocado ser testigo que el informe emitido ha sido causa gatillante para el despido de un administrador, resultado de una «opinión desfavorable»

¿Qué aconsejaría usted a los Administradores, antes, durante y después de una auditoría?

Les aconsejaría que al momento de enterarse que serán auditados presten toda la colaboración al auditor. Durante la auditoría entregar solo la información que se le pida y esta que sea entregada de forma clara y ordenada, estando siempre presente en el traspaso de la documentación. También han de saber que, al menos en mi caso,  voy solicitando al Administrador informes, documentos y/o reuniones para esclarecer situaciones que se van detectando en el proceso y que requieren ser aclaradas oportunamente. Al finalizar, un tema importante a considerar, si bien la auditoría se cierra con un informe, este no necesariamente es el punto final y perfectamente se puede reabrir para adicionar documentación de última hora o bien sólo con la idea de perfeccionar el trabajo auditable, es decir, subsanar errores detectados o juicios formados por información errónea o incompleta otorgada por el Administrador.

¿En qué materias usted detecta desconocimientos o falencias de los administradores para lograr una buena administración?

A mi juicio y como he mencionado antes, mayormente es desconocimiento en materia laboral. Respecto a falencias administrativas, aconsejo a los Administradores que leen esta entrevista, tomen nota, desde ya, de lo que está pasando en sus comunidades, que estén presentes, manteniendo mayores controles y estén en constante capacitaciones, informándose en relación a: qué es una auditoría y como se desarrollan.