Un aspecto que nunca debe descuidar son las mantenciones que  debe efectuar periódicamente en las comunidades que administra, sin embargo, el hecho de no tener información actualizada de la fecha estimada, la periodicidad de las mismas, saber si están efectuadas o no, puede traernos serios problemas. También es un hecho que el tiempo siempre es poco y necesitamos un software que nos permita tener una visión clara y precisa de la situación en que nos encontramos.

El día 24 de Julio de 2017, se encontrará disponible en el software de administración GastoComunChile.com, toda la logística necesaria para poder manejar de una forma fácil y precisa la información de sus  mantenciones:

  • Primero, podrá registrar a todos los proveedores de la comunidad y también vincular a cada uno de ellos una cuenta o ítem asociado como: Mantención de Ascensores, Mantención de Bombas, Piscinas, Luminarias, etcétera, en la que presta servicios, pudiendo cada proveedor prestar sus servicios en más de una cuenta o ítem, y a la vez cada cuenta tener más de un proveedor asociado. También es conveniente contarles que cada proveedor que ingrese en una comunidad quedará visible para todas las comunidades que administra, de esta forma tendrá siempre la lista de proveedores a la mano, independiente de la comunidad en la que presta servicios.
  • Segundo, podrá crear el plan de Gestión de Mantenciones, indicando una breve descripción, un detalle de las labores que se efectuarán, su periodicidad y fecha estimada de la primera mantención que se aproxima, además de indicar el proveedor que la deberá realizar. Funciona como un sistema de alerta.
  • Tercero, podrá visualizar a través de distintas ventanas en el software, en qué situación se encuentra cada mantención, la fecha estimada de realización, considerando días de holgura y el estado en que se encuentra cada una de ellas.

Con estos tres puntos tendrá a su disposición, como también a disposición de las personas que trabajan con usted, toda la información necesaria, para, nunca olvidar una mantención preventiva o correctiva y, de este modo asegurarse que cada una de ellas se cumpla cuando corresponda y no poner en riesgo la operación continua de la comunidad.

Durante el mes de Agosto del 2017, se publicará en la web de GastosComunes.com, la opción de evaluar a los proveedores de acuerdo a una pauta definida en la que cada administrador podrá indicar una ponderación para distintos ítems, pudiendo así calificar posteriormente a cada prestador de un servicio, con una nota de 1 a 7 en cada ítem, obteniendo finalmente una nota general. Si dentro de los datos del proveedor hemos ingresado la información de contacto como el correo electrónico, podremos enviarle al proveedor su evaluación. La idea principal es mantener registros permanentes de las evaluaciones de los proveedores para poder tomar mejores decisiones cada día y buscar la mejora continua en los procesos en que cada uno de ellos interviene. Un proceso de mejora continua nos permitirá mejorar nuestros propios procesos y tener como horizonte prestar servicios de calidad que nos distingan por sobre otros profesionales al llevar con este software un Plan de Gestión de Mantenciones.

 

Juan Carlos Arana Gutiérrez

GastoComunChile.com

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